The Minutes of Meeting AMI
Sabtu, 19 April 2014
Berdasarkan hasil minutes of meeting AMI pada hari Sabtu, 19 April 2014 @ Sekretariat AMI beberapa issues yang sudah di diskusikan dan di putuskan bersama sbb :
- Setelah penanda tanganan Akte Notaris yang akan dilangsungkan pada hari Senin, 21 April 2014 jam 15:00 pm, Dewan Pengurus AMI setuju untuk mengganti rekening BCA AMI dengan nama Yayasan Asosiasi Mainan Indonesia bukan dengan nama pribadi a/n : Bp. Sutjiadi Lukas & Ibu Mariani Chairani.
- Ibu Mariani akan memperkenalkan administrator baru untuk diperbantukan di Sekretariat AMI untuk perekrutan new members. Computer, printer, fax machine,phone & answering machine, scanner akan diambil dari dana Kas AMI untuk membantu tugas admin di Sekretariat.
- Administrator akan dibayarkan gaji nya setiap bulan dari Kas AMI dan sudah disepakati oleh seluruh Dewan Pengurus sebesar UMR DKI Jakarta @ Rp. 2,500,000/ bulan.
- Persyaratan untuk anggota baru yang mau join di AMI sbb :
- Pedagang – SIUP, TDP & SKD
- Importir – SIUP, TDP, SKD, API, NIK, IT
- Produsen – Izin Usaha Industri dsb.
- Category Member Classification :
- Produsen/ Importir / Pedagang = @ Rp. 12 Juta.
- Importir / Pedagang = @ Rp. 12 Juta.
- Pedagang – lebih dari 1 toko = @ Rp. 6 Juta. ( Nama Toko Sama )
- Pedagang – lebih dari 1 toko = @ Rp. 6 juta x number of stores ( nama toko tidak sama ).
- Seluruh Dewan Pengurus sudah setuju tidak akan ada kenaikan harga untuk member yang mau / akan join di Asosiasi setelah tanggal 30 April 2014 dan telah disepakati bersama tidak ada discount 25% untuk membership fees bagi seluruh anggota Dewan Pengurus yang bertugas di AMI.
- Setiap member yang sudah membayar AMI membership fees akan diberikan bukti kwitansi pembayaran diatas materei dengan stempel AMI serta bukti membership certificate atas nama Perusahaan Terbatas ( PT ) untuk Produsen / Importir dan/ atau nama toko yang bersangkutan utk Pedagang.
- Setiap certificate harus dilampirkan nomor anggota AMI dan tanggal expiration date yang dihitung 1 tahun dari tanggal pembayaran iuran anggota, tujuan adanya nomor anggota adalah supaya kita bisa monitor apa org tersebut betul anggota AMI dan sebagai control untuk renewal membership payment.
- Untuk member renewal, 1 bulan sebelum jatuh tempo, Admin akan menginformasikan via email atau surat pemberitahuan.
- Pas jatuh tempo dikirimkan surat pemberitahuan kedua dan apabila sudah telat 1 bulan maka Admin akan melayangkan surat konfirmasi apakah member masih mau join assosiasi apa tidak, apabila masih tidak ada jawaban dari member yang bersnagkutan dan sudah lewat dari 1 bulan, maka hak hak member sudah tidak bisa digunakan dan member sudah dianggap keluar dari assosiasi secara sukarela atas kemauan nya sendiri.
- Member juga berhak untuk mendapatkan sticker AMI dan masing masing member hanya mendapatkan 1 sticker saja, adapun sticker tidak bisa diperjual belikan oleh Sekretariat.
- Alamat Sekretariat beserta no telp yang tertera di sticker tersebut.
- Dewan Pengurus akan membentuk Steering Committee dimana melalui Steering Committee akan dijabarkan Program Kerja AMI untuk jangka pendek (1 bln), jangka menengah ( 6 bln) serta jangka panjang ( 1 thn ).
- Member AMI berhak untuk mendapatkan :
- Konsultasi hukum ( bila merasa perlu )
- Sosialisasi Peraturan Dept Perindustrian & Dept Perdagangan.
- Undangan / Social Gathering AMI.
- Dewan Pengurus sepakat bahwa setiap keputusan / kebijaksanaan yang berhubungan dengan Asosiasi Mainan Indonesia tidak boleh d share dengan non members AMI dan hanya bisa di sharingkan dengan sesame Pengurus dan anggota AMI saja. ( Confidential Information Act ).
- Dewan Pengurus sudah setuju & sepakat bahwa AMI Monthly Meeting akan diadakan 1 bulan sekali pada minggu keempat setiap hari Jumat sekitar jam 14:00 – 17:00 pm. Apabila hari Jumat tersebut merupakan hari libur national maka akan diputuskan oleh Dewan Pengurus, monthly meeting jatuh pada hari Kamis atau Senin depan.
- Divisi Humas akan membuat minutes of meeting agar masing masing anggota Dewan Pengurus tahu tugas & tanggung jawab yang harus dikerjakan dan dipakai sebagai benchmark untuk setiap masalah yang dihadapi bersama di dalam assosiasi.
- Masa tugas Pengurus AMI adalah 3 tahun, Pengurus hanya bisa dipilih untuk 2 x masa kerja setelah itu akan diadakan pemilihan kepengurusan AMI yang baru berdasarkan Rapat Umum Kepengurusan AMI.
- Laporan pertanggung jawaban dari Ketua AMI akan diberikan pada setiap awal tahun disertai dengan laporan keuangan dari Bendahara & Program Kerja setahun ke depan dari masing masing Divisi AMI.
- Dewan Pengurus tidak boleh tidak hadir dlm monthly meeting lebih dari 3X apabila tidak hadir dikarenakan sakit atau berhalangan maka harus diwakilkan oleh masing masing wakil divisi.
- Laporan keuangan harus diinformasikan oleh Bendahara ke Dewan Pengurus sebulan sekali & di informasikan ke members AMI setiap 3 bulan sekali – monthly & quarterly updates.
- Motto untuk Dewan Pengurus AMI : Transparent, Teamwork, Professionalism, Respect and Responsibility.
Beberapa issues yang masih pending dan harus segera diambil keputusan
oleh Dewan Pengurus AMI sbb :
- Biaya Operational / Salary Bp. Eko Wibowo Utomo.
- Position Wakil Ketua Umum AMI
- Postion Wakil Ketua Bidang Produsen
- Pembentukan Steering Committee
- Penetapan tanggal & tempat untuk Grand Launching AMI